Datenschutzerklärung

Voice Only ist ein Werkzeug der Neurolytix GmbH für Gespräche ohne Kamera. Diese Erklärung beschreibt, welche personenbezogenen Daten auf voice-only.com verarbeitet werden, wozu, wie lange und auf welcher Grundlage: wenn Sie die Website besuchen, wenn Sie ein Gespräch mit uns buchen und in den Gesprächen selbst.

1. Verantwortlicher

Vertreten durch Jonas Reggelin. Weitere Angaben stehen im Impressum.

Voice Only in Unternehmen

Mietet oder kauft ein Unternehmen Voice Only, führt es seine Gespräche in einer eigenen Instanz mit eigener Adresse. Diese Instanz betreiben wir für das Unternehmen auf Servern der Hetzner Online GmbH in Deutschland. Für die Daten in dieser Instanz ist das Unternehmen verantwortlich. Wir verarbeiten sie in seinem Auftrag, auf Grundlage eines Vertrags nach Art. 28 DSGVO. Was dort verarbeitet wird, beschreibt das Unternehmen in eigenen Datenschutzhinweisen. Fragen zu Ihren Daten in einer solchen Instanz richten Sie an das Unternehmen. Diese Erklärung gilt nur für voice-only.com selbst und nicht für diese Instanzen, auch wenn deren Adresse auf voice-only.com endet.

2. Hosting

Website und Gesprächsserver laufen auf einem Server der Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen, im Rechenzentrum Falkenstein (Vogtland). Hetzner ist unser Auftragsverarbeiter; mit Hetzner besteht ein Vertrag nach Art. 28 DSGVO. Für Website und Gespräche setzen wir keine Dienstleister außerhalb der Europäischen Union ein. Die Buchungen aus Abschnitt 4 liegen in einer Datenbank auf diesem Server. Wer außer uns Angaben aus einer Buchung erhält, steht in Abschnitt 4 und Abschnitt 9.

3. Besuch der Website

Beim Aufruf überträgt Ihr Browser technisch notwendige Daten: Ihre IP-Adresse, die aufgerufene Adresse, Angaben zum Browser und den Zeitpunkt. Wir verwenden sie, um die Seite auszuliefern. Ein Zugriffsprotokoll führen wir nicht.

Ist ein Teil des Dienstes kurzzeitig nicht erreichbar, etwa während einer Aktualisierung, protokolliert unser Webserver die betroffene Anfrage, damit wir den Fehler finden. Protokolliert werden die IP-Adresse, die vollständige aufgerufene Adresse, die Seite, von der Sie kamen, Angaben zu Browser und Sprache sowie der Zeitpunkt. Beim Link zu einem Raum enthält die Adresse auch dessen Thema, beim Verbinden mit einem Gespräch auch Ihren Anzeigenamen. Diese Protokolle löschen wir nach höchstens sieben Tagen.

Schrift, Bilder und Programmcode liegen auf unserem Server. Die Seite lädt nichts von Dritten. Links, etwa zu Fachartikeln, werden erst geladen, wenn Sie sie anklicken. Dabei übermittelt Ihr Browser nicht, von welcher Seite Sie kommen.

Auf einigen unserer Seiten lädt Ihr Browser außerdem das Skript bridge.js von unserem Server. Es baut das Buchungsfenster aus Abschnitt 4 ein. Das Fenster selbst lädt Ihr Browser, sobald es in die Nähe des sichtbaren Bereichs kommt oder Sie es öffnen, etwa mit „Gespräch vereinbaren“. Auch dabei kommt alles von unserem Server, und es fallen nur die Daten an, die dieser Abschnitt beschreibt.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist ein sicherer und funktionierender Betrieb.

4. Ein Gespräch mit uns buchen

Ein Gespräch mit Jonas Reggelin buchen Sie über Bridge, das Buchungswerkzeug von Voice Only. Das geht auf unserer Kontaktseite, über „Gespräch vereinbaren“ auf unseren Seiten oder unter voice-only.com/b/jonas-reggelin. Wir sind dabei Gastgeber und für Ihre Angaben verantwortlich. Jede Buchung legt einen Raum auf voice-only.com an. Für das Gespräch darin gilt Abschnitt 5.

Für eine Buchung geben Sie Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und, wenn Sie möchten, ein Anliegen an. Ihr Browser übermittelt dazu Ihre Zeitzone. Mit diesen Angaben vereinbaren wir den Termin. Ihre E-Mail-Adresse verwenden wir, um Ihnen bei Bedarf zu antworten (Abschnitt 8). Jonas Reggelin sieht Ihre Buchung mit Name, E-Mail-Adresse und Anliegen in der Einrichtung von Bridge.

Bridge ist für diese Termine mit keinem Kalender verbunden, weder bei Google noch bei Microsoft noch bei einem anderen Dienst. Welche Zeiten frei sind, ergibt sich allein aus unserem Wochenplan und den Terminen, die schon über Bridge gebucht sind. Bridge selbst trägt nichts in einen Kalender ein und übermittelt Ihre Angaben nicht an Google oder Microsoft.

Den Termin trägt Jonas Reggelin selbst in seinen Kalender bei Google ein. Dazu lädt er in der Einrichtung eine Kalenderdatei herunter. Sie enthält Ihren Namen, die Gesprächsart, Beginn und Ende und den Link zum Raum. Den Eintrag kann er um Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Anliegen ergänzen. Google erhält so Ihren Namen und den Termin, gegebenenfalls auch Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Anliegen. Anbieter des Kalenders ist für Nutzer in der Europäischen Union die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Google kann diese Angaben auch bei der Google LLC in den USA verarbeiten. Die Google LLC ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Für Übermittlungen an sie gilt deshalb der Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission vom 10. Juli 2023 (Art. 45 DSGVO). Im Kalender bleibt der Eintrag, bis Jonas Reggelin ihn löscht. Schreiben Sie ins Anliegen deshalb nur, was dort stehen darf.

E-Mails verschickt Bridge auf voice-only.com nicht, also weder Bestätigungen noch Einladungen, Verschiebungen oder Absagen. Das Buchungsfenster sagt Ihnen das vor der Buchung. Nach der Buchung zeigt es Ihnen den Link zum Raum und den Link zu Ihrer Buchung und bietet eine Kalenderdatei mit beiden Links an. Diese Datei schickt unser Server mit der Bestätigung an Ihren Browser. Speichern Sie sie, liegt sie nur auf Ihrem Gerät.

Über den Link zu Ihrer Buchung können Sie den Termin ansehen, verschieben oder absagen. Wer diesen Link kennt, sieht den Termin mit Ihrem Namen und kann ihn ebenfalls verschieben oder absagen. Geben Sie ihn deshalb nur weiter, wenn Sie das möchten.

Wir speichern die Buchung auf unserem Server, Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Anliegen und Ihre Zeitzone verschlüsselt. Der Server prüft jede Stunde, welche Buchungen abgelaufen sind: Spätestens 25 Stunden nach dem Ende des Termins ist die Buchung samt diesen Angaben dort gelöscht. Wird der Termin abgesagt, entfernen wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Anliegen und Ihre Zeitzone sofort. Die Buchung ohne diese Angaben löschen wir spätestens 25 Stunden nach dem ursprünglich geplanten Ende.

Wählen Sie nach der Buchung „Google Kalender“ oder „Outlook.com“, öffnet Ihr Browser eine Seite von Google bzw. Microsoft. In deren Adresse stehen der Titel des Termins mit dem Namen von Jonas Reggelin, Beginn, Ende und der Link zum Raum. Diese Angaben erhält damit Google bzw. Microsoft, auch wenn Sie dort kein Konto haben. Was diese Anbieter damit tun, richtet sich nach deren Datenschutzhinweisen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn es in dem Gespräch um einen Vertrag mit Ihnen geht oder um einen, den Sie abschließen möchten. Sonst gilt Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist, das Gespräch zu vereinbaren, um das Sie gebeten haben.

5. Gespräche im Raum

Gespräche auf voice-only.com führen wir mit Ihnen, nach einer Buchung (Abschnitt 4) oder auf unsere Einladung. Räume legen auf voice-only.com nur wir an, mit einem Kennwort, oder sie entstehen, wenn jemand ein Gespräch mit uns bucht.

Welche Daten

• Ihr Anzeigename. Ohne ihn können Sie nicht beitreten. Es muss nicht Ihr echter Name sein, ein Vorname oder ein Kürzel genügt.
• Eine zufällige Kennung und Ihre Rolle im Raum (Gastgeberin oder Gastgeber, Gast, wartend).
• Wenn Sie als Gastgeberin oder Gastgeber beitreten: der sechsstellige Code, zur Prüfung.
• Der Ton Ihres Mikrofons.
• Wenn Sie etwas zeigen: das Bild des Tabs, Fensters oder Bildschirms, den Sie freigeben.
• Wenn Sie etwas zeigen möchten: Ihre Anfrage an die Gastgeberin oder den Gastgeber, ob Sie zeigen dürfen und seit wann Sie zeigen, und wann Ihnen das Zeigen entzogen oder Ihre Freigabe beendet wurde.
• Chatnachrichten und Markierungen auf dem geteilten Bild. Eine Markierung besteht aus den Punkten des Strichs oder der Form, dem Werkzeug sowie Anzeigename und Kennung der Person, die sie zeichnet.
• Technische Verbindungsdaten: Ihre IP-Adressen, also die öffentliche und die Ihres Geräts im lokalen Netz, die Ihr Browser für den Verbindungsaufbau meldet, sowie Angaben zu Browser, Betriebssystem und Gerätetyp.

Wozu und wie

Damit ein Gespräch zustande kommt, leitet unser Gesprächsserver Ton, Bild, Chat und Markierungen an die anderen Personen im Gespräch weiter. Der Gesprächsserver ist die quelloffene Software LiveKit, die wir selbst betreiben. Dafür entschlüsselt der Server die Inhalte auf dem Übertragungsweg; eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung besteht derzeit nicht. Diese Inhalte speichern wir nicht: Es gibt keine Aufzeichnung und keinen Chatverlauf. Wer während einer Freigabe dazukommt, bekommt die Markierungen, die schon auf dem Bild stehen, samt den Anzeigenamen der Zeichnenden.

Wer im Vorraum wartet, erhält weder Ton noch Bild, Chat oder Markierungen. Die Namen und Rollen aller Personen, die mit dem Raum verbunden sind, und ob jemand gerade zeigt oder zeigen darf, sehen aber alle Verbundenen, auch im Vorraum. So sieht die Gastgeberin oder der Gastgeber, wer wartet. Alle Verbundenen, auch im Vorraum, sehen außerdem die Vermerke des Raums: wem das Zeigen entzogen und wessen Freigabe beendet wurde, jeweils mit Anzeigename (bis 24 Zeichen), Kennung der Person und Zeitpunkt. Ein Vermerk zum Entzug wird gelöscht, sobald die Gastgeberin oder der Gastgeber der Person das Zeigen wieder erlaubt. Sonst wird jeder Vermerk bei der ersten Änderung von Vermerken derselben Art gelöscht, nachdem er drei Stunden und zehn Minuten alt geworden ist, spätestens, wenn der Raum schließt.

Die Verbindung für Ton und Bild entsteht direkt zwischen Ihrem Browser und unserem Server. Vermittlungsdienste Dritter nutzen wir dafür nicht.

Ist die letzte Person gegangen, schließt der Server den Raum nach kurzer Zeit, einen Raum, den niemand betritt, nach fünf Minuten. Mit dem Raum enden auch seine Einstellungen, etwa zur Anzeige der Gesprächsanteile.

Link zum Raum und Gastgeber-Code

Zu jedem Raum erzeugt unser Server eine zufällige Raumkennung, einen Gastgeber-Code und eine Unterschrift über die Termindaten. Gespeichert wird davon nur bei einer Buchung die Raumkennung, zusammen mit der Buchung auf unserem Server (Abschnitt 4). Der Gastgeber-Code lässt sich bei Bedarf aus den Termindaten neu berechnen.

Der Link zum Raum enthält die Raumkennung, Beginn und Dauer, die Einstellung zu den Gesprächsanteilen, die Unterschrift und, falls es eines gibt, das Thema im Klartext. Bei einer Buchung ist das Thema die gewählte Gesprächsart mit dem Namen von Jonas Reggelin. Den Gastgeber-Code enthält der Link nie. Weil der Link weitergegeben wird und in Kalendern und im Browserverlauf steht, gehören keine vertraulichen Angaben in das Thema.

Protokolle

Der Gesprächsserver protokolliert Verbindungsereignisse mit Anzeigename, Kennung, IP-Adressen (auch denen im lokalen Netz) und Angaben zu Browser und Gerät, damit wir Störungen erkennen und beheben können. Inhalte von Gesprächen und Chats stehen nicht darin. Wir löschen diese Protokolle nach höchstens sieben Tagen.

Rechtsgrundlage

Für Gespräche mit uns gilt Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn es um einen Vertrag mit Ihnen geht oder um einen, den Sie abschließen möchten. Sonst gilt Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist, das Gespräch zu führen, das Sie gebucht haben oder zu dem wir Sie eingeladen haben. Für die Protokolle gilt Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist ein stabiler und sicherer Betrieb.

6. Schutz vor Missbrauch

Um Scheinbuchungen und die Überlastung unseres Servers zu erschweren, zählen wir eine Stunde lang je IP-Adresse:

• Abfragen freier Zeiten,
• Buchungen und Verschiebungen,
• Anmeldungen zur Einrichtung von Bridge und Fehlversuche beim Kennwort dafür.

Einen Tag lang zählen wir je E-Mail-Adresse die Buchungen und Verschiebungen. IPv6-Adressen kürzen wir dafür auf die ersten 64 Bit, E-Mail-Adressen zählen wir nur als Prüfsumme (Hash). Diese Zähler sind nach höchstens 24 Stunden gelöscht.

Räume, die wir selbst anlegen, legen wir mit einem Kennwort an (Abschnitt 5). Wird dabei ein falsches Kennwort eingegeben, zählen wir die Fehlversuche je IP-Adresse, bei IPv6 gekürzt auf die ersten 64 Bit. Ein Zähler gilt eine Stunde ab dem ersten Fehlversuch. Sind es in dieser Stunde zehn, nimmt der Server von dieser Adresse bis zum Ende der Stunde kein Kennwort mehr an, auch das richtige nicht. Das erschwert es, das Kennwort durch Raten zu finden. Spätestens zwei Stunden nach dem letzten Fehlversuch ist der Zähler samt Adresse gelöscht.

Fehlversuche bei der Eingabe des Gastgeber-Codes zählen wir je Raum, ohne Bezug zu Ihrer Person. Ein Zähler gilt eine Stunde; gelöscht wird er spätestens, wenn der Server neu startet.

Alle diese Zähler liegen nur im Arbeitsspeicher des Servers und werden nie in eine Datenbank oder Datei geschrieben. Bei einem Neustart des Servers sind sie sofort gelöscht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist ein Betrieb, der nicht missbraucht werden kann.

7. Speicher in Ihrem Browser

Voice Only setzt keine Cookies. Das Buchungsfenster legt nichts im Speicher Ihres Browsers ab. Im Raum liegen im Speicher Ihres Browsers:

• Bis Sie den Tab schließen: eine zufällige Kennung je Raum, damit ein Neuladen Sie nicht doppelt anmeldet. Sobald Sie beitreten, auch wenn Sie noch im Vorraum warten, liegen dort außerdem Name, gewähltes Mikrofon, die Kopfhörer-Einstellung und gegebenenfalls der Gastgeber-Code, damit Sie nach einem Neuladen dabei bleiben. Das löschen wir beim Auflegen und wenn Sie abgewiesen oder aus dem Raum entfernt werden. Nach zwölf Stunden verwenden wir es nicht mehr.
• Bis Sie es löschen: Ihre Notizen und Stichpunkte je Raum, die zuletzt gewählte Ansicht und ob Hinweistöne an sind. Notizen entfernen Sie mit „Notizen löschen“ oder über die Einstellungen Ihres Browsers. Als Text verlassen Notizen Ihren Browser nie. Teilen Sie aber ein Fenster oder Ihren ganzen Bildschirm, auf dem Ihre Notizen zu sehen sind, gehen sie als Teil des Bildes an die anderen. Solange Sie teilen, können Sie sie mit „Ausblenden“ verbergen.

Die Mikrofonprüfung, die Hörprobe und die Messung der Gesprächsanteile laufen ausschließlich in Ihrem Browser; nichts davon wird übertragen.

Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, weil der Speicher für den von Ihnen gewünschten Dienst unbedingt erforderlich ist. Für alles Weitere gilt die Rechtsgrundlage des Gesprächs (Abschnitt 5).

8. Wenn Sie uns schreiben

Schreiben Sie uns eine E-Mail oder antworten wir Ihnen per E-Mail, etwa auf eine Buchung, verarbeiten wir Ihre Adresse, Ihren Namen, falls Sie ihn angeben, und den Inhalt, um Ihre Anfrage zu beantworten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn es um einen Vertrag mit uns geht oder um einen, den Sie abschließen möchten. Sonst gilt Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist, Ihre Anfrage zu beantworten. Anträge zu Ihren Rechten bearbeiten wir nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit Art. 12 DSGVO.

Wir löschen Ihre Nachricht, wenn die Anfrage erledigt ist, außer eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht verlangt mehr, etwa sechs Jahre für Geschäftsbriefe (§ 257 HGB). Anträge zu Ihren Rechten und unsere Antwort bewahren wir bis zu drei Jahre auf, um nachweisen zu können, dass wir sie beantwortet haben. Unser E-Mail-Postfach betreibt die webgo GmbH, Wendenstraße 8–12, 20097 Hamburg, in unserem Auftrag (Art. 28 DSGVO).

9. Empfänger

Personenbezogene Daten erhalten:

• alle, die mit demselben Raum verbunden sind, auch Personen im Vorraum: Ihren Anzeigenamen, Ihre Rolle, ob Sie zeigen oder zeigen dürfen und die Vermerke, wann Ihnen das Zeigen entzogen oder Ihre Freigabe beendet wurde (Abschnitt 5);
• die Personen im Gespräch: Ton, geteilte Inhalte, Chat und Markierungen;
• die Gastgeberin oder der Gastgeber: Ihre Anfrage, etwas zu zeigen;
• Hetzner als unser Auftragsverarbeiter;
• die webgo GmbH als Anbieter unseres E-Mail-Postfachs und unser Auftragsverarbeiter, wenn Sie uns schreiben oder wir Ihnen schreiben;
• Google als Anbieter des Kalenders von Jonas Reggelin, wenn Sie ein Gespräch mit uns buchen: Ihren Namen und den Termin, gegebenenfalls auch Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Anliegen (Abschnitt 4);
• Google oder Microsoft, wenn Sie nach einer Buchung „Google Kalender“ oder „Outlook.com“ wählen: Titel, Beginn und Ende des Termins und den Link zum Raum.

Wo sich die anderen Teilnehmenden aufhalten, bestimmen nicht wir. Sind sie außerhalb der Europäischen Union, erreichen Ihr Name, Ihr Ton, geteilte Inhalte, Chat und Markierungen sie dort, weil Sie mit ihnen ein Gespräch führen. Google kann die Angaben im Kalender von Jonas Reggelin auch in den USA verarbeiten; die Grundlage dafür steht in Abschnitt 4. Wir verkaufen keine Daten und geben sie nicht zu Werbezwecken weiter.

10. Speicherdauer im Überblick

11. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf

• Auskunft über die zu Ihnen verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO),
• Löschung (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO).

Schreiben Sie dazu an info@neurolytix.de. Weil wir für Gespräche kein Konto führen und Protokolle nur kurz aufbewahren, können wir Daten einer Person oft nicht mehr zuordnen. In diesem Fall teilen wir Ihnen das mit (Art. 11 DSGVO).

Sie können sich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Heilbronner Straße 35, 70191 Stuttgart, www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de.

12. Pflicht zur Angabe, keine automatisierten Entscheidungen

Gesetzlich oder vertraglich müssen Sie keine Daten angeben. Um an einem Gespräch teilzunehmen, brauchen Sie aber einen Anzeigenamen und müssen Ihr Mikrofon freigeben. Außerdem fallen technisch zwingend die Verbindungsdaten an (Abschnitt 5). Ohne diese Angaben kommen Sie nicht in den Raum, auch nicht zum Zuhören. Den Gastgeber-Code brauchen Sie nur, um als Gastgeberin oder Gastgeber beizutreten. Für eine Buchung brauchen wir Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse, das Anliegen ist freiwillig. Chat, Markierungen und das Zeigen von Inhalten sind freiwillig. Eine automatisierte Entscheidungsfindung oder ein Profiling findet nicht statt.

13. Änderungen

Ändert sich die Verarbeitung, passen wir diese Erklärung an. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.

Stand: 30. September 2026